Vad är Automated Jobs?
Automatic Job är en funktion som vi på ImBox kan hjälpa er att ställa in. Den kan automatisera ytterligare tasks i våra tjänster Chat, Tickets, FAQ och Forms. Anledningen till att det är en funktion låst till ImBox är för den exempelvis berör samtliga mailboxar i Tickets och går inte att backa/ångra.
Varför ska vi använda Automated Jobs?
Chat
Ni kan radera hela chattkonversationer som är äldre än någonting inom intervallet 1 h till 42 månader. Ni kan kombinera detta med en specifik Label. Det innebär att ni kan markera de chattkonversationer med en Label, exempelvis Känslig, och enbart target:a dessa konversationer att raderas efter 1 h. Bra i de sammanhang ni arbetar med mycket känslig information, eller ev GDPR-skäl.
- Delete all conversations olden than
- Delete all conversations that have a certain Label and are older than
- Remove name, tags and visitor cards older than
Tickets
När ni svarat på ett mail läggs den per automatik med status Pending, och sen? För at stänga ärendet måste ni manuellt ändra status till Solved eller Closed - såvida ni inte aktiverar Automated jobs för detta. Ni kan exempelvis ändra status från valfri status, till valfri status på tickets där ingen aktivitet skett på ett tidsintervallet mellan minst 1 h till 42 månader. Ni kanske har en GDPR-policy för samtliga tjänster men där Tickets ska särskilja sig från de generella inställningarna. Då kan ni lägga till möjligheten att radera tickets älder än minst 1 h till 42 månader. Ni kan även kombinera detta med en viss status eller Label.
- Change ticket status based on status and inacitivity
- Delete all tickets that are oldern than
- Delete all tickets that have a certain Label and are older than
- Delete all tickets that have a certain Status and are older than
FAQ
Ni kan radera feedback från användare av er FAQ som är äldre än minst 1 h till 42 månader. All feedback sparas inne i Admin under FAQ Analytics av statistiska skäl och kan raderas med hjälp av Automated jobs.
- Delete all Answers feedback that are oldern than
Forms
Ni kan radera formulär som skickats in till er. Beroende på er inställning så kan de ha skickats till en mailadress, det handlar inte om dessa loggar utan alla svar sparas även i Admin av statistiska skäl ovh kan raderas med hjälp av Automated jobs utifrån satt regel om tidsintervall minst 1 h till 42 månader.
- Delete all Forms submit that are oldern than
Call
Alla samtal sparas i Admin under Call > Call logs av statistiska skäl. Önskar ni radera dessa loggar äldre än minst 1 h till 42 månader kan ni göra detta. i Analytics kan man fortfarande se att ett samtal ägt rum, men vilket nummer som ringt, vilken agent som svarat och mer detaljer om samtalet försvinner.
- Delete all call logs that are older than
Viktigt att komma ihåg!
Regler man tillför med Automated jobs kommer överträda era generella datalagringstider.
Det går bra att ha flera olika regler och kombinationer av regler.
Ett Automated job aktiveras direkt!
Det går att ta bort ett Automated job man aktiverat, men det går inte att ångra redan aktiverade jobs.
För att aktivera Automated jobs mailar ni in era önskemål till hello@imbox.se, så hjälper vi er!