ℹ️ Klienten

Klienten kallar vi det verktyg vi jobbar från, som att ta chattar, snabb kontakt internt med kollega, svara på mail/Tickets och ta eller ringa samtal.  HUR NAVIGERAR JAG I KLIENTEN? När du loggar in i Klienten är första landningssidan Home page, eller Home, som du också kommer till om du klickar på hus-ikonen i den lila baren till vänster. Här får du ett välkomnande och en överblick.Pr 1. Latest news - samlingsplats för samtliga uppdateringar som pushas ut på våra tjänster eller funktioner. 2. Support Center  - snabbknapp till våra guider som du även hittar på glödlampan, se nr 11 3. Knowledge is power - större nyheter och uppdateringar som släppts. 4. My stats today - visar statistik över ditt personliga arbete för dagen. Hur många tickets du varit involverad in, hur många samtal eller chattar du tagit, och en summering av dagens arbete. 5. This week - visar statistik på veckans arbete där vi får lite mer "veckans bästa" i tjänsterna Chats, Call coh Tickets (se flikarna lite till höger). 6. ImBits - en liten personlig poäng score för hur du jobbat i veckan, exempelvis har du skcikat vidare en chat, eller lagt en Label på en konversatin, svarat på en ticket mm. 7. My badges - små emblem att samla på sig, lite som ImBits men lite "större" åtaganden som du har tagit 10 chattar, eller skickat mail innehållande bifogade filer etc. 8.  Våra Tjänster - här ser du ImBox tjänser utifrån vad ni har kopplat till ert konto, Chat för internkommunikation finns alltid, Tickets, Socials och Call.  9. Contacts - kontakt-katalog. Lägg in Accounts om ni jobbar med företag och fyll på med kontaktpersoner som ofta hör av sig för att hitta all väsentlig information på samma ställe. Här kan ni också se hur många gånger en viss person hört av sig och vilken kontaktväg de valt. 10. Agents - alla kollegor. 11. Support Center - våra guider och vanliga frågor med svar för att hjälpa er i tjänsterna.  12. Internt Help Center - Kanska ser du inte denna, det beror på om ni har internt Help Center i avtalet. Som en internguide för er. 13. Activities - Om någon nämnt dig i en Ticket eller ett chattrum, lagt en private note i en Ticket du är ansvarig för eller på något sätt behöver din uppmärksamhet får du en liten notis på denna klocka som tar dig direkt till kommentaren eller frågan 14. Search - Internsök för att hitta din kollega med sök istället för att klicka in på Agents. 15. Online-toggel - Aktivera toggeln för att gå online i tjänsterna Chat eller Call om det är din uppgift, du har behörigheten och tjänsten (såklart). 16. Profilbild - Klickar du på denna så kan du sätta ett internt "caption" till din agentprofil, kan vara roligt, ett internskämt eller "iväg på möte" för att informera dina kollegor. Du hittar även Settings för Klienten med massa smått, gott och smart! Restart-knapp, det visas även en liten notering om uppdatering nyss tillkommit som kräver omstart av programmet, samt utloggningsalterntiv.  Om det är någonting som saknas eller är oklart tar vi gladeligen emot feedback! Ni kan maila in till oss på hello@imbox.se eller utnyttja feedback-möjlighetern längst ner för respeltive artikel.   💡 TIPS! Ser din vy inte ut som på bilden? Den lila baren är dynamisk och anpassas till de tjänster som ni har aktiverade enligt avtal. Ser du fortfarande inte alla tjänster, eller funktioner under tjänsterna beror det högst troligt på att du inte har rätt behörighet för att se eller komma åt allt. Det är er Admin-ansvariga som har som uppgift att se till agenter läggs till och får den behörighet de ska ha/behöver för att utföra sitt jobb. Saknar du någon behörighet hör av er internt för att få detta åtgärdat. Är du osäker på vem du ska kontakta kan man under Agents söka på vilka personer som har en viss behörighet, t.ex Agents - Edit och/eller Agnets - Set permissions.  

ImBox Admin eller Admingränssnittet är där alla administratörer loggar in via webbläsaren för att t.ex. lägga upp eller editera agenter, ta fram statistik ur Analytics, redigera uppsättningar m.m. Du når Admin via den här länken: http://admin.imbox.io/ Det är samma inloggningsuppgifter som du avänder i Klienten. Är du osäker på vilka rättigheter som kommer med ditt användarkonto, eller behöver du kanske läggas till som admin? Kontakta då den som är ansvarig för ImBox på din arbetsplats.  

Om du glömt ditt lösenord, klickar du bara på Forgot your password? under inloggningsknappen och anger den mailadress du använder som Username. Därefter får du en återställningslänk skickad till din mail – följ länken och välj sedan ett nytt lösenord. Observera att det lösenord du har/väljer, används i både ImBox-klienten och Admin.

VAD ÄR MFA? Multi-Factor Authentication (MFA) är ett sätt att öka säkerheten genom att kräva flera sätt att bekräfta identiteten innan någon kan logga in på ett konto eller system. ImBox har implementerat denna metod i vår webbklient, mobilapp och admin för att säkerställa maximal säkerhet. Det kan ställas in på individuell nivå eller på användarnivå. Om ni vill aktivera MFA för alla agenter på användarnivå krävs rätt behörighet, vilket alla ansvariga administratörer har.  HUR AKTIVERAR JAG MFA? Börja med att logga in i Admin > klicka på ditt namn längst upp till höger > Multi-Factor Authenticator. Klicka på “Enable Multi-Factor Authentication” och följ instruktionerna. Det finns två sätt att aktivera Multi-Factor Authenticator; * Via Authentication app (vilket är absolut säkraste sättet och rekommenderas som alternativ) * Email adress   HUR AKTIVERAS MFA FÖR HELA FÖRETAGET? Om det är ett krav att samtliga agenter ska använda MFA bör inställningen ställas in på företagsnivå, vilket kräver rätt behörighet (Sign-In & Security). Inställningen görs under  General > Sign-In & Security gäller för samtliga agenter. Det finns två alternativ, Require any MFA eller Require MFA with Authenticaton app. När användaren loggar in nästa gång och anger sitt användarnamn och lösenord skickas användaren vidare till en MFA-sida, där de behöver sätta upp detta för att slutföra inloggningen. VIA AUTHETICATION APP Väljer du att logga in med Authentication app, läs och följ stegen som uppkommer, vilka är att: 1. Ladda ner en MFA-app (rekommenderat är Google Authenticator eller Authy). I mobilen, koppla e-mailadressen som du loggar in på ImBox. Gör du fel är det bara att backa och klicka på Byt konto. 2. Skanna QR-koden som visas på skärmen och  3. Klicka sedan på Continue för att komma vidare till koden.   För extra säkerhet, om du skulle byta telefon eller dylikt, ladda ner en Recovery code på pdf som du sparar på datorn och alltid snabbt kan gå tillbaka till vid behov.    VIA EMAIL Välj alternativet ''email adress''. När du loggar in med ditt användarnamn och lösenord skickas en kod till din e-post, som du sedan måste ange i systemet. Vill ni ta bort MFA på en agent, eller på dig själv. Då behöver du starta en chatt med oss på ImBox, så att vi kan identifiera dig i chatten med BankID, och sedan nollställa MFAn. Du kan även identifieraa dig med BankID direkt i vårt kontaktformulär. En Admin hos er kan även ha behörighet att resetta MFAn åt dig, kolla med din Admin-ansvariga! 💡TIPS Om du väljer "Trust this device" vid inloggning, behöver du inte använda MFA under en viss period (för närvarande 30 dagar), förutsatt att du fortsätter använda samma enhet.

Om du klikar på Contacts-fliken i menyn till vänster, kommer du till er kontaktlista. Kontakterna som finns sparade, ligger i bokstavsordning. Från översikten med alla kontakter kan du göra följande: 1. Klicka direkt på en kontakt för att komma till personens kundkort. Här kan du: * Se personens kontaktuppgifter * Se tidigare chattkonversationer * Se tidigare telefonsamtal * Se tidigare ärenden * Ringa upp kontakten genom att föra muspekaren över telefonnumret * Skapa ett nytt ärende genom att föra muspekaren över det lilla papperflygplanet * Editera kontaktuppgifterna genom att trycka på den lilla pennan i det övre högra hörnet * Lägga till noteringar på kontakten genom att klicka på + Create note 2. Söka upp en kontakt genom sökfältet högst upp. Du kan söka på både namn, e-postadress och telefonnummer. 3. Lägga till en ny kontakt under New contact högst upp till höger. 4. Uppdatera en persons kontaktuppgifter och radera kontakten genom de tre prickarna längst till höger.

Labels Det går att koppla Accounts och Contact till Labels. Det innebär att man automatiserar att kontakter som hör av sig och som finns inlagda inom ett visst kundkonto får den specifika Labeln tillsatt för att minimera handpåläggningen att göra de manuellt. Labels på Contacts är mest en nice-to-have feature  för att visa ytterligare information. Översikt Att skapa Contacts och Accounts är främst för att samla ärenden på en person eller företag för att få bättre struktur och översikt över ett företags tidigare ärenden, eller totalt skickade ärenden.

Självklart har ImBox en egen app! För att ladda hem den, gå till App Store eller Google Play och sök på "ImBox Online".  App-versionen av Klienten är något avskalad, men här finns flera funktioner som du kommer att känna igen från desktopklienten. FÖLJANDE TJÄNSTER FINNS I MOBILAPPEN: ImBox Chat * Chatta internt med dina kollegor * Ta emot chattar från era besökare på hemsidan * Använd dina snabbsvar, maila chattkonversationen vidare, identifiera kunden med BankID, transferera chatten till en kollega m.m. i de externa chattarna * Starta en videochatt med era besökare ImBox Tickets * Läs och svara på tickets * Lägg in private notes och labels, ändra status på ärendena, maila ärenden vidare m.m. * Se dina Tickets-filter och antal ärenden i varje filter ImBox Call * Ställ in så att samtalen kommer direkt till din egen mobil * Ändra status i telefonin samt vilka köer du vill vara påkopplad på ImBox Social * Läs och svara på Facebook Messenger-chattar, Instagram-meddelanden och Whatsapp-meddelanden För att logga in i mobilappen, använder du samma inloggningsuppgifter som till klienten.

Att hålla Klienten uppdaterad garanterar att du får de senaste funktionerna, buggfixarna och säkerhetsförbättringarna.  VID UTLOGGAT LÄGE Om en uppdatering av Klienten är tillgänglig, visas ett uppdateringsmeddelande på inloggningssidan. Klicka på ''Restart''-knappen för att automatiskt uppdatera appen.   VID INLOGGAT LÄGE När en uppdatering finns tillgängligt, så visas information på flera olika ställen, så det är svårt att missa! I home-vyn dyker det upp ett uppdateringsmeddelande högst upp, som det går att klicka på för att starta uppdateringen.   Dessutom visas en notis om en ny version i själva appen, men högst en gång per dag. Du kan även hitta uppdateringsinformation genom att klicka på din profilbild i Klienten:  

Du kan välja svenska eller engelska som gränssnittsspråk i ImBox-klienten på datorn. Så här ändrar du språk: 1. Öppna Settings i klienten. 2. Gå till Interface language. 3. Välj det språk du vill använda, svenska eller engelska.  Observera, ImBox Admin och mobilappen finns i dagsläget endast på engelska.

När du loggar in i ImBox finns några olika val som påverkar hur du visas i systemet och hur din inloggning hanteras. Här förklarar vi vad alternativen innebär och när de kan vara bra att använda. TRUST THIS DEVICE När du väljer Trust this device sparas information om enheten du använder. Systemet känner igen enheten så du slipper ofta extra verifiering vid nästa inloggning, vilket gör att du kan logga in snabbare. USE AUTOMATIC LOGIN Om du vill att ImBox-klienten startar automatiskt när du startar din dator, då väljer du det här. LOGIN AS AWAY När du loggar in som away visas du som inte tillgänglig i systemet. Du blir inte automatiskt tilldelad nya chattar (om du är front office) utan du kan välja själv när du går online i chatten. Kan vara passande när  du börjar arbetsdagen men inte är redo att ta ärenden ännu. FORGOT YOUR PASSWORD? Läs mer om det här - Hur återställer jag mitt lösenord? 

Om du av någon anledning behöver ominstallera Klienten, gör du följande: 1. Avinstallera först din nuvarande version av klienten. När du gör detta är det viktigt att du klickar i rutan vid namn "Erase user data" i avinstallationsguiden. 2. Ladda ner klienten på nytt här: https://imbox.se/nedladdning/.

Om du försöker logga in i Klienten eller Admin och lösenordsfältet inte syns – oroa dig inte, du kan fortfarande logga in. Varför saknas lösenordsfältet? Det är möjligt att du har aktiverat funktionen “Trust this device”. När denna funktion är påslagen behöver du inte ange ditt lösenord vid varje inloggning. Om lösenordsfältet saknas, gör så här: 1. Skriv in ditt användarnamn. 2. Klicka på “Login”. 3. Du kommer nu in i systemet utan att behöva ange ditt lösenord.

SUPPORT CENTER & HELP CENTER Inne i Klienten finner ni Support Center (se glödlampan i sidomenyn) som innehåller ariklar med svar på frågor berörande hur ni arbetar i tjänsterna Chat, Tickets, Call och SoMe och 'best practice'-rutiner.  Inne i Admin Admin har vi Help Center som du hittar på Help-knappen uppe till höger tillsammans med vår FAQ med artiklar fyllda med information och stegvisa guider för hur ni kommer igång med tjänsterna och ställer in smarta massa smått och gott om uppsättning och smarta funktioner. MAILA IN TILL OSS Om du inte hittar svar på dina frågor i varken Support Center eller Help Center erbjuder vi support på svenska och engelska till våra kunder via mail, alla helgfria vardagar mellan 08:00-17:00. Skicka in din fråga via vårt kontaktformulär, eller maila oss på hello@imbox.se CHATTA MED OSS Kan du inte bärga dig finns vi även tillgängliga för att chatta så ofta vi har möjlighet, måndag till fredag mellan 08:00-17:00. Du startar chatten i CHAT-fliken (se nedan bild). Skriv någonting trevligt så hörs vi där! Är vi å andra sidan uppdagna här försöker Boxi hjälpa dig med frågor om Klienten, ImBot ansvarar för Admin-frågor och Immie försöker vägleda dem som sökt upp oss på vår hemsida.  

NOTIFIKATIONERNA SOM KAN DYKA UPP UNDER TIDEN DU JOBBAR I KLIENTEN: Lost connection to Call service Ett allmänt error-meddelande om att ImBox tappat websocket anslutning. Åtgärder ni kan göra är att dubbelkolla internetanslutning, starta om ImBox-klienten, starta om hela datorn.   Phone offline, missed too many calls Har detta varningsmeddelande poppat upp innebär det att ett samtal har kopplats fram till dig, då du inte kunnat svara; om flera agenter är inloggade kopplas samtalet vidare till nästa agent. Om ingen svarat kopplats samtalet vidare till dig igen. Efter 5 försök kommer du att loggas ut från Call då du inte verkar ha möjlighet att ta samtal just nu. Bara att sätta dig som Online igen när du ser detta och är redo för Call!   Your call connection is having issues Detta meddelande dyker upp när när vår underleverantör, Twilio, tycker att uppkopplingen för ert internet är dåligt. Se över ert nätverk.   Bild saknas Lost connection to audio device ImBox var ansluten till mikrofon eller hörlurar, men anslutningen har brutits och ImBox kan inte se enheten längre.   Bild saknas Lost connection to selected audio output (el. input) device ImBox har tappat anslutningen till valda ljudenheter inuti settings. Åtgärder ni kan göra är att gå in i settings i Klienten och se över ljud och kopplingarna under phone.   Bild saknas Check your settings to make sure you have the correct input/output of your choice  Användaren har ställt in att ImBox ska använda ljudenheter i settings som inte är anslutna. Detta kan ske när man går online i telefonin, Calls.   Failed to disable phone Uppdatering kommer!   Failed to enable phone Detta felet kan bero på att ljudenheterna inte är korrekt inställda. Klicka på din profilbild i klienten – därefter Settings > General settings. Testa där din Audio input source och Audio output source så att de är kopplade till rätt enheter. Därefter klickar du på Phone och Start test under Test softphone connection för att se om ljudet fungerar.   Cannot send a survey SMS to a non mobile number Detta felmeddelande dyker upp när man försöker skicka SMS survey till ett nummer som inte är ett mobilnummer. Generella Twilio token errors Detta meddelande kan dyka upp, men är mer för oss på ImBox då det till "99%" för er kommer stå 1) AccessTokenInvalid (20101), händer generellt ifall datorn har varit i viloläge en längre tid utan att agenten har loggat ut. Då bedöms er (kundens) session mot Twilio ha gått ut. ImBox auto-refreshar sånt i bakgrunden. 2) TransportError(31009) eller 3) ConnectionError(31005), dessa två errors är att de tappat internetanslutning mot Twilio. Kan bero på en tillfällig svacka, men anslutningen bröts.   Reconnection to service Om ImBox av någon anledning förlorat internetanslutningen så kommer denna notifikation poppa upp så snart ImBox känner av kopplingen igen och försöker då att ansluta till nätverket så att du kan fortsätta ditt dagliga arbete.   Successfully reconnected Efter regnet, kommer solsken. Om man tappat internetanslutningen får man en notifikation när ImBox lyckats koppla upp sig till internet igen.   Successfully joined queue: Name of the queue Om du varit aktiv/online i Calls när ImBox tappade internetanslutningen kommer den göra allt för att återställa till det läge du var i innan kopplingn tappades. Detta innebär att du kommer att får notifikation när ImBox lyckats koppla dig till den kö du var aktiv i innan.   💡TIPS Vi på ImBox försöker hela tiden förbättra vårt verktyg och gör regelbundet mindre uppdateringar mellan de större releaserna. Om du ser denna notifikation betyder det att en mindre förändring eller ny funktion har skickats ut. Åtgärder ni kan göra är att kryssa denna då flera features kan skickas ut dagligen. OBS! Ni måste alltså inte uppdatera klienten varje gång detta sker så länge som ni loggar ut och stänger av programmet efter er arbetsdag. Om ni upplever strul/bugg i någon av våra tjänster kan ni dock dubbelkolla här först så ni inte har en uppdatering som väntar och som KAN vara anledningen till ev bugg.

Ibland händer det även att ImBox upplever driftstörningar och får små hickor. Vi skickar då ut mail med information om att en drifstörning pågår, samt när felet är åtgärdat. Vill du också få dessa mail?  Ibland när du loggar in kommer en pop up-ruta som där du har möjlighet att fylla in lite information om dig själv, samt möjlighet att checka i vad du önskar ha aktivt på ditt konto. Här finns möjlighet att aktivera just dessa utskicka för driftstörningar. Om du missat detta vid inloggning, kan du inne i Admin navigera till din proil som du hittar på ditt namn uppe till höger och vidare till "Contact information". Se här till att klicka i rutan längst ner som heter "Subscribe to Sevice distrution alerts" - et Voila! Du kan också följa uppdateringar om hur våra tjänster mår "just nu" genom att klicka in på denna länk: https://status.imbox.io/ & vi kommer såklart informera om en driftstörning i våra FAQs & Helpcenter i en liten alert-ruta!    

Har du ideér på hur vi kan göra ImBox ännu bättre? Dela dem gärna med oss! Skicka ett mail om ditt önskemål till hello@imbox.se. Beskriv så detaljerat som möjligt och bifoga gärna filer.  All feedback läses av våra produktutvecklare som alltid försöker eftersträva att bemöta våra kunders behov och önskemål. Tack för att du hjälper oss bli ännu bättre!