⚙️ Settings

För att styra hur och när dina notiser skall visas går du in under Settings i klienten via profilbilden längst ned till vänster. Under Notifications & sounds sätter du upp alla inställningar som rör dina notiser. Display notifications Ange om du endast vill få notiser när klienten är ur fokus, eller även när du inte aktivt arbetar i klienten (dvs. inte har den i fokus). Notifications behaviour Klicka i rutan om du önskar få en påminnelse på en notis du inte agerat på. Påminnelsen skickas efter 30 sekunder. Dock app icon / Taskbar icon Här väljer du hur appnotiserna ska se ut i ditt Aktivitetsfält/Dock på din dator. Du kan välja om du vill att det, vid ny notis, ska dyka upp en röd prick vid appikonen eller ej, samt om appikonen ska hoppa eller ej. Notification sound Här väljer du vilken truddelutt du tycker bäst om och vill ska spelas upp när du får en ny notis. Du kan här även justera ljudnivån. Är du osäker på vilket ljud du önkar, kan du provlyssna genom att klicka på play-knappen. Pssst! För att ändra notistiden i Win 10, läs hur man gör i artikeln Hur ställer jag in notiser i Windows 10?. 

Vill du styra hur och var ljudet spelas upp i ImBox? Klicka på profilbilden i det nedre vänstra hörnet här i ImBox, klicka sedan på Settings > General settings. Här kan du justera ljudinställningarna. Du kan själv bestämma vilken enhet som ska spela upp olika typer av ljud. Till exempel kan du låta ringsignalen för inkommande samtal spelas via datorns högtalare, medan övriga ljud går direkt till dina hörlurar. Det gör att du inte missar samtal även om du inte har hörlurarna på dig.   Inställningen Ringing source styr specifikt var ringsignalen för inkommande samtal spelas upp. Den är separat från den vanliga ljudutgången som används för andra ljud i systemet.   

Du kan länka ett ord i dina snabbsvar (rapid responses) för att smidigare kunna hjälpa besökarna till rätt hemsida. Detta görs på olika sätt. Hur gör jag? Snabbsvar i chatt: För att länka ett ord i din text/information i ett snabbsvar behöver du skriva ordet och hemsidan så här ---> [ordet/en](https://hemsidan.com) i din text, vilket skulle se ut som nedan i praktiken. När du sedan använder t.ex. snabbsvaret (rapid response) i konversation kommer den skrivas ut som text, men mottagaren får en annan vy från sitt håll och behöver enbart klicka på det länkade ordet för att slussas vidare. Vad du ser: Vad besökaren ser:   Snabbsvar för tickets: För att länka ett ord i din text/information i snabbsvaren för en ticket behöver du skriva följande--->   i din text, vilket skulle se ut som nedan när nu upprättar er ticket template.  

Klicka in dig på Settings via profilbilden längst ned till vänster i klienten och därefter Phone. Högst upp i avsnittet kan du byta ringsignal.

Om du vill att ImBox-klienten startar automatiskt när du startar din dator, går du till Settings via profilbilden längst ned till vänster i klienten och därefter General settings. Under Auto start klickar du i rutan Start ImBox when I start my computer.

Om du vill byta ditt lösenord, går du till inställningarna inne i klienten: Settings > General settings > Change password och fyller i ditt nuvarande samt ditt nya önskade lösenord.  

När en besökare använder vår chatt finns ingen "start-knapp". Besökaren behöver alltså varken fylla i sina kontaktuppgifter eller aktivera chatten för att den skall startas upp, utan behöver endast skicka in sina meddelanden när ni finns tillgängliga i chatten. Av samma anledning krävs en viss teknik för att kunna avgöra huruvida ni finns lediga eller ej, och här använder vi oss av slots. Ditt antal slots anger hur många chattar du kan ha/ta emot samtidigt, och styrs i Settings > Messages > Max active chats. När trycket är högt i chatten eller när flera besökare vill börja chatta med dig samtidigt kan det därför hända att widgeten inte kan avläsa hur många slots som finns tillgängliga. Ett scenario kan vara att två eller fler besökare påbörjat sitt första meddelande till er samtidigt, men inte skickat iväg detta. Så länge inget skickats iväg så paxas inte en slot, och inputfältet är fortfarande tillgängligt för besökare att nyttja eftersom lediga slots finns. Slottarna behöver också fortsätta finnas tillgängliga eftersom vi inte vet vilken/vilka av dessa besökare som sedan väljer att skicka in sin fråga. För att summera så har slots funnits tillgängliga när dessa besökare påbörjat sina meddelanden. Men när de skickas in så "övertrasseras" slottarna, eftersom man semi-reserverat sin slot som besökare.

I det fall du inte kan ändra din status till Online eller automatiskt sätts som Away i klienten när du loggat in kan detta bero på två saker. I första fallet behöver du säkerställa att du inte valt att logga in som (auto-)away. Är inte auto-away aktiverat vid inloggning beror detta i största sannolikhet på att du redan är inloggad på en annan enhet (dator, tablet eller mobil) - alltså sammanlagt två eller fler enheter samtidigt. Säkerställ att du loggat ut från samtliga enheter och logga in på den enhet du önskar använda för tillfället.

Rapid Responses Snabbsvar för Chat och Tickets skapas inne i ImBox-klienten utav agenten på två olika sätt: 1. Skapa ett nytt snabbsvar direkt i Chat/Tickets: 1. Författa ditt svar och klicka på #-symbolen till höger i meddelandefältet.  2. Namnge ditt snabbsvar för att kunna söka upp och använda det i framtida chattar.  3. Spara genom att trycka på SAVE. 2. Skapa/ändra snabbsvar via Settings: Via Settings > Rapid Responses får du en överblick över alla dina snabbsvar. Här kan du lägga upp nya snabbsvar genom + Create new samt redigera eller radera de du skapat sedan tidigare. Skapa Globala snabbsvar För att en agent ska kunna skapa globala snabbsvar som delas med en eller flera kollegor, behöver rättigheten Rapid Responses under Agents > Permissions slås på: Detta aktiverar en tilläggsmeny i editeringsverktyget för snabbsvar i Settings > Rapid Responses i klienten där du kan välja att dela det med en specifik agent(er), grupp(er) eller samtliga kollegor. Så här går du tillväga för att skapa ett globalt svar: 1. Logga in i klienten. 2. Ta dig till Settings > Rapid Responses. 3. Klicka på + Create new för att skapa ett nytt snabbsvar eller öppna ett befintligt snabbsvar för att ändra det. 4. Författa ditt snabbsvar och fäll ut vyn Sharing options för att välja vem eller vilken grupp som ska få tillgång till snabbsvaret. 5. Spara genom att klicka på Save changes.

De olika statusarna I klienten finns två lägen att vara inloggad på – Online och Away. Är agenten Online visas en liten grön cirkel i avatarens nedre högra kant, och då är agenten synlig i chatten mot besökare på er hemsida och alltså mottaglig för chattar (om agenten är av typen Front office). Om agenten är Away är cirkeln i stället orange. Då är agenten inte synlig i chatten mot besökare, utan endast mottaglig för intern chatt med andra agenter. Om agenten inte är inloggad över huvud taget, utan är Offline, är cirkeln grå. Ändra din status Vill du manuellt ändra din status till Online eller Away, klicka på toggle switchern i nedre vänstra hörnet i klienten och välj status. För att ändra din status till Online och bli mottaglig för chattar, klickar du på toggle switchern så att den går från transparant till ifylld. Om du inte längre vill ta emot chattar från besökare på er site, ändrar du status till Away. Klicka på toggle switchern så att den går från ifylld till transparant. Efter du ändrat status till Away, kan du fortsatt avsluta de chattar du har igång, men du kommer inte få in några nya. Observera att om du väljer status Away manuellt måste du manuellt gå Online, då detta inte sker per automatik. Om du vill logga ut, klickar du på din profilbild nere i vänstra hörnet följt av Logout. Auto Away Auto away är en inställning som gör att du automatiskt får statusen Away när du varit inaktiv under en viss tid. Inställningarna för inaktivitet återfinner du under Settings > Messages > Auto away. När du blir aktiv i klienten/på din dator igen återaktiveras automatiskt status till Online. Agents – se vilken status dina kollegor är i Under Agents i klienten finns sex olika vyer där du kan se vilka som är Online, Away, Front office eller Back office m.m.: * All Listar samtliga agenter som finns upplagda för ert konto. * Front Office Listar de agenter som är Front office-agenter som kan ta emot externa chattar på er hemsida. * Back Office Listar de agenter som är Back office-agenter som endast kan chatta internt. Dessa agenter kan fortfarande komma åt andra funktioner om de har behörigheter för t.ex. Tickets. * Online Listar alla agenter som har status Online just nu. Om dessa agenter är Front office, är de öppna för att ta emot chattar på er hemsida. * Away Listar alla agenter som har status Away just nu. * Offline Listar alla agenter som har status Offline och är utloggade.

Profilbild, namn, avdelning och mailadress (som utgör ditt användarnamn när du loggar in i klienten) redigeras i Admin-verktyget av den som är ImBox-ansvarig hos er. Förändringarna görs under Agents > Edit. Antal chattar ställer agenten själv in i klienten, detta under Settings > Messages > Max active chats. Har ni ingen ImBox-ansvarig med Admin-behörigheter? Hör av dig till oss så hjälper vi er! 🤗

Som standard försvinner Windows-notiser efter fem sekunder. För att styra längden på tiden din chattnotis visas i Windows 10, gör enligt följande. Välj  och sedan  Gå sedan in på Andra alternativ och välj tidsintervall för hur länge du vill att notisen skall synas under Visa aviseringar i. Får du inte upp några notiser alls, kan det vara att du behöver göra ändringar med Fokusstödet i Windows. Läs gärna denna artikel, för att se hur du kan gå tillväga:  https://support.microsoft.com/sv-se/help/4026996/windows-10-turn-focus-assist-on-or-off

För att göra dina konversationer lite mer färgglada kan du använda dig av färgade chattbubblor. Funktionen möjliggör för dig att kunna använda olika färger beroende på om ett meddelande har skickats från dig eller mottagits av en besökare eller en kollega. För att aktivera funktionen, gå till Settings via profilbilden längst ned till vänster och klicka dig till avsnittet Messages > Message theme.  Bocka i rutan för Bubbles. För att välja färger, klick bara på den lilla rutan efter My bubble color, Others bubble color och Visitors bubble color.

Oftast så rullar ImBox-maskineriet på friktionsfritt, men även i vår kod kan det dyka upp tryckfelsnissar som ställer till problem. Med hjälp av Debug mode får våra utvecklare ännu mer data att gå på i sin jakt på lösningen till en bugg. Genom att säkerställa att denna inställning är aktiverad hjälper du alltså både oss och er samtidigt, genom att hjälpa oss göra en ännu bättre ImBox-upplevelse! Klicka dig in under Settings i klienten. Gå in i avsnittet General settings och kryssa i rutan under Debug mode. Om du upplever problem, kontakta oss och slå på Debug Mode om vi ber dig göra detta.

Om du går in på Settings, som du hittar via profilbilden längst ned till vänster i klienten, går du till Notifications & sounds och vidare till Notification sound. Du kan byta notisljud för flera olika funktioner och meddelanden samt justera volymen: Det finns flera ljudslingor att välja emellan: Du kan provlyssna till ljudslingorna innan du väljer vilken du vill ha. Detta genom att klicka på högtalarikonen till höger om slingans namn:

Du går in på Settings via profilbilden längst ned till vänster i klienten och därefter Messages. För att kunna se förhandsvisning av vad besökaren skriver i chatten innan de skickat meddelandet, behöver du klicka i rutan Enable live-preview. När rutan är ibockad kommer det att se ut som nedan bild visar, när en besökare håller på att skriva sitt meddelande men inte har skickat det än:

Du går in på Settings via profilbilden längst ned till vänster i klienten och därefter Messages. Du klickar i rutan Display URL for start of chat, and change during chat för att, under en chatt med en besökare, se vilka URL:er besökaren rör sig mellan.

Gå in på Settings och därefter Messages > Input options. Klicka i rutan Enable auto capitalization så får första bokstaven i ny mening automatiskt stor bokstav/versal i chatten. Om du inte har rutan iklickad kan du börja nya meningar med gemener. Se exempel nedan.

För att bli påmind att sätta labels när du avslutar en chatt går du till Settings via profilbilden längst ned till vänster i klienten och därefter Messages. Du klickar i Remind me to set a label when I end a conversation under Label reminder. För att bli påmind att sätta labels när du skickar en Ticket går du till Settings och därefter Tickets. Du klickar i Remind me to set a label when I send a Ticket under Label reminder.

Du går till Settings via profilbilden längst ned till vänster och därefter Messages. Under Display options klickar du i rutan Show previews of linked websites.  Om du har rutan iklickad ser det ut som nedan. Om du inte har rutan iklickad ser det ut som nedan. Skillnaden är att du enbart ser URL:ens namn.

Du kan ändra utseendet på ditt chattfönster på olika sätt: * Du kan byta färg på chattbubblorna under Settings > Messages > Message theme. Se mer i artikeln Hur använder jag färgade chattbubblor? för att lära dig hur du gör. * Du kan justera så att dina chattbubblor/meddelanden lägger sig till höger. Under Settings > Messages > Display options klickar du i rutan Align my sent messages to the right för att de ska lägga sig till höger och klickar ur rutan om du vill att alla meddelanden ska lägga sig längst till vänster.  

Inställningar finns på två olika ställen så viktigt och sära på dessa beroende på vad du vill göra. Den finns dels i klienten och i admin-gränssnittet. I klienten hittar du Settings genom att klicka på profilbilden i det nedre vänstra hörnet här i ImBox-klienten, följt av Settings. Här kan du bl.a. annat justera notifikationer, olika inställningar berörande de våra tjänster, lägga till snabbsvar (rapid resonses) och ticket templates. (Du behöver rätt behörighet för att se/ändra/ta bort snabbsvar och ticket templates i detta läge). Sen finns generella inställningar i admingränssnittet (skriv in https://admin.imbox.io/ i din webläsare) och i översta menyraden hittar du General. Om du har adminbehörigheter är det här du hittar rena admin-inställningar.  

Kanske är du och hämtar kaffe, sitter djupt fokuserad med att svara på ärenden i Tickets eller har gått lite tidigare för dagen? Då kan du skriva in detta i din personliga statustext och låta dina kollegor veta vad du gör just nu. Klicka på din profilbild längst ned till vänster i klienten, följt av Set status.  Ett popup-fönster öppnas, där du kan skriva in din statustext. Statustexten syns sedan på diverse ställen under agenternas namn, till exempel under Members i dina rooms och i Agents-fliken. Om du vill ändra statustexten, öppnar du upp samma vy och redigerar texten.

Funktionen Live preview möjliggör för dig som agent att i realtid se vad besökaren skriver till dig. På så sätt hinner du förbereda ditt svar till besökaren. Besökaren kommer inte att kunna se om du börjar skriva tillbaka, men var försiktig så att du inte skickar ditt svar innan besökaren hunnit skicka frågan till dig. Du aktiverar/avaktiverar funktionen genom att öppna upp Settings via din profilbild och klicka i eller ur Enable live preview under Conversations.

För att byta lösenord öppnar du upp menyn och klickar på din profilbild. Välj sedan Change password för att komma till fönstret där du får fylla i ditt nuvarande lösenord (under Current password) samt ditt nya lösenord (under New password och Confirm new password). Du sparar det nya lösenordet genom att klicka på Change password-knappen. Observera att om du byter lösenord här kommer det nya lösenordet gälla för alla olika enheter samt för Admin-verktyget.

Detta gör du genom att klicka upp menyn (de tre strecken) högst upp till vänster. Klicka sedan på din profilbild längst ned till höger följt av Logout.  

Funktionen Nudge me after låter dig välja hur många timmar som ska passera innan appen påminner dig om din inaktivitet. Detta för att du inte ska glömma att logga ut och/eller missa inkommande chattar om du inte har mobilen med dig. Du hittar Nudge me after genom att öppna upp Settings via din profilbild längst ned till höger. Där kan du klicka på one hour of inactivity om du vill ändra antalet timmar.

Kanske är du och hämtar kaffe, sitter djupt fokuserad med att svara på ärenden i Tickets, eller har gått lite tidigare för dagen? Då kan du skriva in detta i din personliga statustext och låta dina kollegor veta vad du gör just nu. Öppna upp menyn (de tre strecken) högst upp till vänster och klicka på din profilbild. Klicka sedan på Set a status för att öppna upp pop up-fönstret där du kan skriva in en personlig statustext. Klicka på Update status för att spara din personliga statustext. Statustexten syns sedan på diverse ställen under agenternas namn.