💬 Chat

HAR DU PROBLEM MED ATT GÅ ONLINE I CHATTEN?  Det kan vara så att du klickar i toggeln inne i Klienten för att gå Online, men det pushar tillbaka dig direkt till offline. Anledningen är oftast att du är inne på flera enheter samtidigt. Exempelvis om du varit inloggad på en annan dator, eller på en mobil utan att föra tillbaka till den enhet du sitter på.  Den tror då att du är Online och jobbar från den andra enheten, så detta är mer av en säkerhetsåtgärd.  VAD KAN JAG GÖRA? En liten påminnselse som hjälper långt är att se till att alltid logga av dig och stänga ner Klienten när arbetsdagen passerat. Är det svårt att tracka dina steg i detta nu, kontakta Adminansvarig hos er och be dem göra en forcerad utloggning på samtliga heter i Admin via din kundprofil. Detta finns i actionmenyn. Har ni ingen till hands får ni skriva in till oss så kommer du att automatiskt bli utloggad och logga in på nytt - en freash start! 

För att inte behöva skriva ut samma svar gång på gång på återkommande frågor via chatt och mail kan du enkelt spara dessa som snabbsvar. Skapa ett nytt snabbsvar direkt i chatten 1. Författa ditt svar och klicka på #-symbolen som dyker upp till höger i meddelandefältet. 2. Namnge ditt snabbsvar för att kunna söka upp och använda det i framtida chattar. 3. Spara genom att trycka på SAVE.     Skapa ett nytt snabbsvar direkt i Tickets 1. Författa ditt svar och klicka på #-symbolen till höger i meddelandefältet. 2. Namnge ditt snabbsvar för att kunna söka upp och använda det i framtida ärenden. 3. Spara genom att trycka på SAVE.     Använda snabbsvar – i Chat eller Tickets För att använda snabbsvar i en pågående chatt eller ticket, skriv ett # i meddelandefältet så dyker ditt bibliotek av snabbsvar upp. Sök eller scrolla i listan för hitta det snabbsvar du vill använda, och för att välja det klickar du på det med muspekaren eller använder Enter-tangenten.     Skapa/ändra snabbsvar via Settings Via Settings > Rapid responses får du en överblick över alla dina snabbsvar.   Här kan du lägga upp nya snabbsvar genom att klicka på + Create new samt redigera de du skapat sedan tidigare, genom att klicka dig in på de existerande snabbsvaren. Du kan också radera snabbsvar genom att öppna något av snabbsvaren och klicka på Delete. De snabbsvar som är skapade av er administratör kan inte editeras.   Globala/gemensamma snabbsvar Du som har admin-behörigheter kan skapa globala snabbsvar tillgängliga för alla agenter eller vissa grupper. För att lära dig hur, kika in på frågan Hur lägger jag upp gemensamma/globala snabbsvar för alla agenter?. 

ONLINE VISITORS Det är siffran som anger hur många som är inne på er hemsida just nu och har möjlighet att starta upp en chatt-konversation med dig och dina kollegor. Alltså, de besökare som ser chattwidgeten och när som kan klicka upp den och skriva "Hej!" till er. Du hittar siffran både längst ned till vänster när du står under Chat och under Chat dashboard. .      SLOTS Slots kan enkelt beskrivas som det antal platser som finns för att ta in potentiella konversationer. Varje agent har ett satt antal slots, vilket är samma som max antal chattar. Exempel: Matilda har fyra slots tillgängliga, vilket innebär att hon kan chatta med fyra besökare samtidigt. Just nu har hon igång en aktiv chatt-konversation, där hon kommunicerar med en besökare. Hon har därför en slot upptagen och tre styck slots lediga (1/4).  Är flera agenter inloggade visas det sammanlagda antalet slots, och antalet upptagna, på er Chat dashboard. I bilden nedan ser ni att exempelvis nio slots finns tillgängliga totalt för de inloggade agenterna, och att det just nu är en pågående konversation som upptar en av dessa platser.  

Det finns en standardinställning när man skapas som agent på i ImBox, 4 slots. Detta kan du enkelt justera på två olika sätt i Klienten. UNDER SETTINGS Klicka dig in under Settings via profilbilden i vänster hörnet. I vänstermenyn har du fler inställningar för Chat under rubriken Messages. Under Max active chats hittar du inställningen för ditt max. Justera den till önskat antal och klicka på spara innan du stänger ner.  DIREKT UNDER AKTIV CHATT Om du får in en chatt som du snabbt inser kommer ta din fulla uppmärksamhet och tid kan du justera antal slottar direkt under en pågående chatt på (+) eller (-) knapparna högst upp i vänstermenyn. Har du nått ditt maxantal, men känner att du har läget under kontroll kan du enkelt justera på (+)-knappen som dyker upp längst upp när du har en chatt igång. När du nått max antal aktiva chattar som chattslotts blir baren röd.

När du går Online för att chatta med besökare på hemsidan kommer chattarna med besökare landa högst upp till vänster i Klienten, bredvid den lila menyraden under Visitors.  För att öppna chatten klickar du på den för att få möjlighet att läsa vad besökaren skivit samt fortsätta konversationen.  Om du har notiser påslagna syns också en notis på datorskärmen. Du kan klicka på notisen så kommer du direkt till chattfönstret. Du får en egen chattruta (slot) för varje besökare du chattar med.  Hur många chattar du kan ha igång samtidigt beror på vilka inställningar du har. Gå till Settings > Messages för att se hur många chattar du maximalt kan ta emot och/eller om du vill ändra denna siffraunder Max active chats.

När du klickar dig in på fliken Chats, i huvudmenyn till vänster, hamnar du inne i Chat dashboard. På den lilla baren längst ner i Klienten finns en siffra, ett förstorningsglas och en klocka. Siffran motsvarar antal besökare på hemsidan just nu som ser och kan starta en chatt med er just nu. Förstorningsglaset är det klassiska "Sök" där du kan söka på ett ord och få fram alla chattar där ordet skrivits. HISTORIK Sedan, längst tillhöger på klockan har vi History. Här hittar du alla era avslutade chattar utifrån er satta data retention (vanligast 24 månader). Ni ser tidpunkten som chatten startade/ägde rum, namnet på inskrivande person om ni valt att lägga till personen i er Contact list (annars står det Visitor), Label om ni kategoriserat er konversation och längst till höger Resonse time som visar hur snabbt du (agenten) skrev första meddelandet tillbaka till kund.  Notera! Chattarna visas först efter att de stängts ner/avslutats. Efter att besökaren lämnat och ni stängt ner chatten på x:et i Klienten kan det dröja en stund innan chatten dyker upp i listan under History. Räkna med ca 12 minuter.

1. Agentens namn och avdelning 2. Konversationen, sina frågor och agentens svar 3. Skriv-fältet 4. Emoji-bibliotek 5. Symbolen för att bifoga filer 6. Skicka-knappen 7. Action-meny där de kan välja att skicka konversationen till din mail eller avsluta chatten 8. Minimera widget-alternativ

1. När en chatt inkommer hamnar den högst upp i vänstermenyn under Visitor. 2. Under 'i' kan ni få fram lite information från den inskrivande personen. 3. Chattkonversationen men besökarens frågor och dina svar. 4. Om kunden har ställt en fråga och ni har AI aktiverat kommer det finnas en draft som AI genererat som ni kan välja att använda eller ej. Går även bra att använda svaret och redigera lite innan ni skickar. 5. Emoji-bibliotek. 6. Skriv-fält. 7. Symbol för att bifoga filer. Agneten kan också nyttja drag 'n drop-funktion direkt från skrivbordet eller kopiera/klistra in bild. 8. GIF-bibliotek.  9. Översättningsverktyg där boten översätter besökarens fråga från språk (X) till (Y), säg att den översätter besökarens engelska fråga till svenska. Agenten kan då skriva sitt svar på svenska och när hen skickar svaret översätter verktyget automatiskt svaret till engelska igen, så länge översättningen är aktiverad. 10. Voice Call, starta igång ett samtal med besökaren istället. 11. Video Call, starta ett videosamtal med besökaren istället. 12. Action-meny med smarta funktioner. Du kan läsa mer om dem här. 13. Details-menyn som visar ytterligare information om besökaren och konversationen. 14. Kundens namn. Står det enbart Visitor kan du lägga till det manuellt här, eller justera. 15. Har ni AI aktiverat kan ni sammanfatta konversationen med ett enkelt knapptryck. 16. Labels & Tag, för att kategorisera vad chatten handlade om. 17. Har ni sparat besökaren som kontakt under Contact list får ni upp informationen om kunden här.

Vill du manuellt ändra din status till Online eller Away, klicka på toggle switchen i nedre vänstra hörnet inne i Klienten och väljer status. För att ändra din status till Online och bli mottaglig för chattar, klickar du på toggle switchen så att den går från transparant till ifylld, grön. Om du inte längre vill ta emot chattar från besökare på er hemsida, ändrar du status till Away. Klicka på toggle switchen så att den går från grön till transparant. Efter du ändrat status till Away kan du fortsatt avsluta de chattar du har igång, men du kommer inte få in några nya. Observera att om du väljer status Away manuellt måste du manuellt gå Online då detta inte sker per automatik. 💡 TIPS! Läs gärna mer om de olika statusarna och hur du ser vilken status dina kollegor är i: Vad innebär statusarna Online, Away och Offline? 

FRONT OFFICE Att vara en Front office-agent innebär att du har "fronten utåt" på er hemsida - du syns i chatten när du är online. Du kan också chatta internt med dina kollegor oavsett om du är online eller i away-läge. En agent som är i Away-läge syns aldrig utåt i chatten på er hemsida.  BACK OFFICE Att vara en Back office-agent innebär att du inte syns i chatten på er hemsida alls oavsett om du är online, eller offline. Du kan vara inloggad i ImBox-Klienten och chatta med dina kollegor internt oavsett om du står i Online- eller Away-läge. En Front office-agent och er Chatbot (om ni har den tjänsten) kan skicka vidare en extern chatt till dig via en transfer även om du är Back office, kravet är att du är aktiv i chatten (gått online). För AI Chatboten måste du tillhöra rätt Gruop som ställs in i uppsättningen inne i Admin och Chatbot Setup. 

Längst uppe i ett chattfönster, under den lilla informationsikonen 'i', kan du se: * Den geografiska plats som besökarens IP-adressen är registerad på  * Source, hur besökaren klickade in sig på er hemsida * Vilken webbläsare besökaren använder * Vilken enhet besökaren använder för att chatta med dig, t.ex. desktop eller mobil * Vilken URL besökaren är på för tillfället  

För att bifoga en bild eller fil klickar du på gemet till höger i en pågånede chatt. Det går även att använda en drag 'n drop-funktionen och dra bilden in i chatten, samt kopiera och klistra in, exempelvis en screenshot. Använder du dig av mobilappen och vill bifoga en bild klickar du på det lilla plus-tecknet till vänster om meddelandefältet i den pågående chatten. För att skicka en befintlig bild, klicka på bildikonen så poppar mobilens kamerarulle/bildbibliotek upp som alternativ. Välj den bild du önskar från mobilen genom att klifka direkt på den. Om du vill ta en ny bild med din mobilkamera och skicka iväg direkt klickar du på kameraikonen. Ta din bild bild och när du är nöjd klickar du på bocken längst ned i mitten för att skicka iväg bilden till besökaren. Alltså, det finns tre olika sätt att bifoga en bild eller fil på: GEMET Bifoga en bild eller fil i konversationen genom att klicka på gemet till höger i ditt textfält och sök upp filen/bilden på din dator. DRAG 'N DROP Leta upp bilden eller filen från ditt skrivbord och dra den direkt till textfätet Klienten och in i konversationen. KOPIERA/KLISTRA IN Kopiera bilden/skrämklippet och klistra in den när markören finns i textfältet i din konversation. Snabbkommandot för kopiera är Ctrl+C och kommandot för att klistra in är Ctrl+V.

Innan du kikar på själva Translate funktionen, navigera till Settings > Messages, som du hittar genom att klicka på din profilbild nere till vänster. Här kan du välja vilket språk du vill ska vara förinställt för dig som agent genom Default translate language: När du valt vilket språk du vill använda är du nu redo att gå tillbaka till Chat och börja ta emot Visitor chats. När du har en aktiv chat med en besökare hittar du översättningsverktyget i det nedre högra hörnet i chattfönstret. Om du klickar på symbolen får du språkalternativ i en pop up-ruta. Där väljer du vilket språk besökaren skriver på och vilket språk du som agent väljer att skriva på. Om du valt Default translate language i Settings kommer fälten vara förifyllda för Agent Language. Sen i fältet för Visitor Language väljer du det språk du vill översätt från/till. När du är redo klickar du sedan på Start translating för att starta översättningen: I chattkonversationen nu kommer du se både visitor-frågorna och dina svar i samma språk så det blir tydligt för dig, samtidigt som besökaren ser konversationen i sitt språk, i exemplet spanska. Du kan också hela tiden visa meddelandena som skickas i dess originalform, och sedan gömma meddelandet vid behov. Har du råkat skriva någonting på svenska och personen pratar exempelvis italienska kan du klicka Translate message för att kopiera översättningen och skicka på nytt.

Uppe till höger när du har en aktiv chatt med besökare finns en action-meny, de tre prickarna, med lite ytterligare funktioner värda att känna till i ditt chattande. Email conversation Önskar ni skicka mailkonversationen ni håller på att avsluta till er support-mail gör ni det via Email conversation. Anledningen kan till exempel vara att ni behöver kolla upp någonting för ett fullständigt svar och har lovat att återkoppla tillbaka när detta är gjort. Att maila konversationen är ett sätt att spara historiken, en påminnelse i mailen att ni behöver skicka ett svar, samt att det är via mail ni behöver ta kontakten med besökaren för att avsluta processen. Create ticket Om ni har tjänsten ImBox Tickets kan ni använda er av snabbknappen Create ticket istället för Email conversation. Fungerar på liknande sätt och bör användas vid samma tillfällen, men processen är smidigare kopplat till Tickets.  Send survey Om ni har tjänsten ImBox Forms och har valt att bygga upp en enkät kan ni aktivera denna så att ni har möjlighet att skicka enkäten för besökaren att besvara direkt i chatten. Kanske önskar ni feedback eller annat. Identification Har ni vår tillvalstjänst BankID möjliggör det att ni kan identifiera era kunder eller besökare direkt i chatten för att delge mer information sins emellan. Redirect visitor Använd sparsamt. Om besökaren är inne på sidor med gula jackor och ställer en fråga om röda kappor kan ni vägleda dem korrekt genom att leta upp rätt sida på hemsida, kopiera URL-länken och dirigera om besökaren till rätt produktsida.  Transfer chat Har du lite dålig koll på frågan som ställts i chatten, men din kollega är pro inom ämnet är det möjligt att skicka vidare chatten så att denna kollega kan ta över och fortsätta chatten istället. Denna kollega behöver inte vara Front office-agent, utan kan vara Back office, men måste vara online i chatten för att bli valbar i transfer-listan. Vips har chatten, med historik, skickats över till kollegan och som kan svara kund och avsluta chatten på ett snyggt sätt. Ban visitor Använd sparsamt, men ibland är det nödvändigt. Om en besökare beter sig elakt eller hotfullt mot er kan ni klicka Ban visitor. Direkt efter knapptrycket kan besökaren inte se widgeten på er hemsida längre. Besökaren har blivit bannad från er chatt i ett år, eller fram tills hen rensar sina cookies. Besökaren stängs alltså av enbart på cookie-nivå. Och 15 minuter på IP-nivå. Dock är det inte mycket vi kan göra om besökaren byter webbläsare eller dator. Notera! Det går inte att ångra en ban.

Du som har vår tillvalstjänst BankID kopplad till chatten kan identifiera besökare med BankID.  1. Börja med att klicka på de tre prickarna uppe till höger under en aktiv chatt - välj Identification. 2. Klicka på Send request för att skicka identifikationsbegäran. Och du får upp en liten ruta "Waiting for visitor to sign" i väntan på att kunden ska göra sitt. 3. Besökaren får nu en QR-kod skickad (per automatik) i chatten som de kan skanna när de öppnat upp BankID-appen i mobilen. Om de istället chattar direkt i mobilen kan de klicka på knappen nedanför, ÖPPNA BANKID PÅ DENNA ENHET och skickas då vidare till BankID-appen på telefeonen för att kunna identifiera sig -  och du, du bara väntar. 4. När besökaren har klickat igenom hela processen och identifierat sig får han eller hon upp en ruta att Identifiering klar, och du får direkt i konversationen upp namn och personnummer på besökaren som bevis.  I sidobaren till höger, Details-menyn, har en ny rubrik tillkommit under processens gång - Identification där besökarens uppgifter nu är samlade. 

Redirect visitor hittas under de tre prickarna i det övre högra hörnet i en pågående extern chatt. Denna funktion använder du om din besökare inte hittar rätt på er hemsida och du vill skicka hen vidare till en särskild URL. Besökaren letar kanske efter en särskild produkt, utbildning eller sida med mer information om stuguthyrning – då kan du använda dig utav Redirect visitor. När du klickar på denna dyker nedan popup-fönster upp. Du fyller i URL:en som du vill skicka besökaren till och klickar därefter på Redirect visitor i den lila rutan.   För besökaren ser det ut som nedan. Notera! Det kan vara bra att förvarna besökaren så att han eller hon inte tror att det spökar i webbläsaren. Skriv att du nu kommer att skicka besökaren till rätt del av er hemsida. Kom också ihåg att om du skickar besökaren till annan URL än de URL:er som tillhör er egen domän kommer du att tappa besökaren – chatten kommer alltså inte att hänga med till den andra URL:en/domänen. Om du vill hänvisa till en URL som inte är er egen är det bättre att du skickar hela URL:en som en länk direkt i chatten. 

Funktion gör det möjligt för dig att sända viader en chatt till en kollega. Kollegan kan antingen acceptera och ta över chatten eller avvisa och chatten förblir hos agenten som först tog emot den. För att skicka vidare en chatt klickar du på de tre prickarna, action-menyn, i det övre högra hörnet och därefter på Transfer chat. Du får då upp en vyn med rullista över agenter du kan skicka vidare chatten till. Agenten som du ska skicka vidare chatten till måste vara online i chatten (men det spelar ingen roll om de är front- eller back office-agenter) för att du ska kunna transfer:a chatten. Välj en agent och klicka på Send request. Du har också alternativet att skicka vidare chatten till en Group. Systemet kommer då att se till samtliga agenter som är online i gruppen i turordning. Om en agent inte tar emot chatten, klickar på Acceptera, inom X antal sekunder försöker den med nästa agent på tur. Efter att den försökt ett varv av de som var online i vald Group kommer chatten tillbaka till agneten som först svarade och äger konversationen.  När du sänder chatten vidare får mottagaren möjlighet att välja mellan Accept (godkänna) eller Decline (avböja). Då vi önskar bästa support är det ett sätt att försäkra sig om att kollegan är redo att ta emot chatten. Mottagaren som accepterar att ta emot chatten via en transfer får hela samtalshistoriken med så att hen kan läsa igenom vad som sagts/skrivits innan och kan fortsätta dialogen därifrån.

Det är tråkigt, men ibland nödvändigt att banna en besökare som beter sig illa eller otrevligt mot er i chatten. Du gör detta genom att klicka på action-menyn (de tre prickarna till höger) inne i en aktiv chatt följt av Ban visitor. Besökaren kommer nu bli bannad från er chatt i ett år eller fram tills besökaren rensar sina cookies. Besökaren stängs alltså av enbart på cookie-nivå. Besökaren kan också återkomma om han eller hon byter webbläsare eller dator. Besökaren blockeras också i 15 minuter på IP-nivå. Notera! Du kan inte ångra en Ban.

För att kunna starta ett videosamtal med en besökare i en extern chatt behöver ni som bolag ha denna tillvalstjänsten påslagen. Ni behöver båda två, du och besökaren, ha en fungerande webbkamera med mikrofon, samt godkänna att ImBox-Klienten respektive webbläsaren får använda kamera och mikrofon. Så startar du ett videosamtal Endast du som agent kan bjuda in besökaren till ett videosamtal. För att göra detta klickar du på den lilla kameraikonen högst upp till höger i Klienten. När du skickat ut inbjudan ser du en grön bar högst upp på din skärm. Du har i detta läge möjlighet att avbryta inbjudan genom att klicka på den röda telefonluren längst till höger. Besökaren kan välja att svara på inbjudan eller neka den. Besökaren har också möjlighet att neka videosamtalet, men acceptera samtalet med endast ljud. Besökaren accepterar din inbjudan till videosamtal För besökaren ser det ut som nedan under ett pågående videosamtal. Chattagenten syns i stort format medan besökarens egen bild ligger längst ned till höger. Besökaren kan minimera fönstret för att samtidigt kunna se chattinnehållet och kan när som helst välja att stänga av sin mikrofon eller avsluta samtalet. Hos agenten ser det ut som nedan. Det finns möjlighet att maximera fönstret, stänga av mikrofonen samt avsluta videosamtalet. För att avsluta videosamtalet klickar du på den röda telefonluren.

Labels är ett sätt att kategorisera det huvudsakliga innehållet i era chattar. Vilka Labels ni har att välja mellan har satts upp efter era önskemål vid uppsättning av ert konto. Du kan sätta en Label på chatten på flera sätt. DIREKT I PÅGÅENDE CHATT Så snart du får en indikation på vad chattkonversationen handlar om, eller precis innan du avslutar en chatt kan du i sidobaren, Details-menyn, kategorisera chatten under Labels & Tags. Du väljer den, eller fler, Labels mest kompatibla till innehållet i en rullista - Et Voila! VIA LABEL REMINDER Ibland går det snabbt och man chattar, letar information, redigerar text till dess att besökaren är nöjd med supporten och man säger hejdå - och glömmer under allt detta att sätta label i sidobaren. För att undvika detta kan du aktivera Label reminder.  Klicka in på Settings i klienten, via profilbilden nere till vänster, och vidare till Messages. Här hittar vi massa smått och gott, bland annat Label reminder som du aktiverar genom att checka i rutan vid Remind me to set a label when I end a conversation.  Den gör att om du inte satt någon Label när du avslutar en chatt genom att kryssa ner sloten i Klienten poppar en ruta upp med Label-rullistan redo. Välj din Label och tryck sedan på Close Chat. GENOM HISTORIKEN Om du råkar stänga ned en chatt och ignorerar reminder-funktionen (ibland har man såna dagar) kan du hitta dina historiska chattar i Klienten under klockan i dashboarden. I översikten kan du direkt se vilka chattar som fått respektive saknar Label. Klicka in på de konversationer som saknar Label och rätta dina "missag". ADMINANSVARIG VIA ADMIN-VERKTYGET Är du eller din kollage Adminansvarig och har behörigheten Chat Logs kan logga in i Admin och navigera till historiska chattar via Chat > Chat Logs. När du eller din kollega klickat er hit filtrera fram Unlabeled för att få fram samtliga chattar som saknar en Label. I Klienten kan man enbart se sina egna chattar, men den som är förtrodd kan i Admin se allas chattloggar och åtgärda missad Label.

När du har en pågående chatt med en besökare kan du se och göra följande sidobaren, Details-menyn, som du klickar upp på informationsikonen 'i' med texten Show details. 1. Namn - Besökarens namn, står det visitor kan du manuellt ändra detta och finns personen inte inlagd i er kontaktlista, Contact list, kan du göra detta via knappen + Add contact. 2. Chat summary - Är det en långt pågående dialog och ni har AI funktionen tillagd kan ni låta AI generera en sammanfattning av konversationen åt er. Läs igenom den, spara den, gör vad ni vill. 3. Labels & Tags - Ge chatten en Label och/eller Tag 4. Cards - Se information om besökaren under Cards (om ni som kund har denna funktion) 5. Identification - Om personen har identifierat sig med BankID under dialogens gång samlas informaitonen här. BankID är en tillvalstjänst som måste vara aktiverad.

Genom att byta namn på en konversation kan du lättare hitta den när du sedan söker i din chatthistorik. Och om personen kommer tillbaka till dig igen, i en andra konversation, kommer du att kunna berätta vem som skriver till dig (om besökaren inte rensat sina cookies mellan chattomgångarna). För muspekaren över det nuvarande namnet Visitor, klicka på namnet, ändra namnet till det du vill och klicka sen på Enter-tangenten för att spara. Du kan namnge den externa chatten i Details-fältet till höger eller genom att klicka på rubriken allra högst upp i chatten.

Från en pågående eller tidigare chattkonversation kan du: SKAPA EN NY KONTAKT I sidobaren, Details-menyn, till höger kan du klicka på + Add contact och Create new contact för att lägga till en person i Contact List.   KNYTA CHATT TILL EN REDAN EXISTERANDE KONTAKT Du har även möjligheten att koppla chatten till en redan existerande kontakt i Contact list genom att söka upp kontakt och addera informationen. Detta på samma sätt som ovan, genom att klicka på + Add contact i sidobaren, Details-menyn, till höger. När du lagt till chattkonversationen till en ny kontakt, eller knytit den till en redan existerande kontakt kommer besökarens namn 'Visitor' uppdateras automatiskt till det namn ni valt/lagt till i Contact list.

Du aktiverar denna funktion genom att gå in under Settings och sedan Messages. Under Input Options väljer du att bocka i rutan för Enable spellcheck on your messages och anger vilket språk du vill att klienten skall kontrollera. Klienten kommer då att stryka under felstavade ord med rött. Klicka på ordet för förslag på rättstavade varianter av ordet i fråga.   TIPS! Rättstavelsefunktionen kommer enbart göra dig uppmärksam på att du har ett felstavat ord med en rödmarkering under ordet som är felstavat. Den kommer inte automatiskt att justera ordet åt dig. I Settings inne i Klienten finns en funktion under meddelanden som heter Enable auto capitalization som man kan aktivera så att det automatiskt blir stor bokstav efter punkt.

Den här artikeln går igenom samtliga funktioner som återfinns under de 3 prickarna till höger i en extern chatt. Email conversation Låter dig skicka chatthistoriken i sin helhel till besökaren eller en kollega. Här har du ingen möjlighet att plocka bort delar från chatthistoriken, fetmarkera text eller liknande, utan konversationen skickas som den är. Create ticket Låter liksom Email conversation dig skicka chatthistoriken i sin helhet vidare. När du väljer Create ticket komprimeras chatthistoriken, men du kan å andra sidan redigera i chatthistoriken, lägga till filer och annat. När du skickar chatthistoriken vidare, skickas den som ett mail till den e-postadress som du väljer men hamnar även i din Tickets-inkorg. Send survey (i det fall ni använder vårt NKI-form) Används för att skicka NKI-formulär innan chatten avslutas. Identification (i det fall ni har vår BankID-tjänst påkopplat) Används när du vill identifiera en besökare med BankID. Redirect visitor Används för att skicka en besökare vidare till en annan sida på er site än denne befinner sig på, för att t.ex. visa en produkt kring vilken besökaren har en fråga. Transfer chat Låter dig skicka en chatt vidare till en annan agent, förutsatt att denne är online. Ban visitor Används om ni behöver banna (stänga av) en besökare. Detta sker dock endast på cookienivå, vilket innebär att spärren inte följer med om personen rensar cookies eller byter webbläsare. 

Du har möjlighet att maila en chatt på två olika vis.  Email conversation Klicka på de prickarna längst upp till höger i ett chatt fönster, välj sedan Email conversation. Du får nu välja vem/vilka du vill sända vidare chattkonversationen till, du kan även lägga till rubrik samt eventuellt ett tillhörande meddelande. Du kan också skicka med information om besökaren genom att klicka på Insert visitor information ovanför kommentarsrutan. Create ticket För dig som har vår tjänst Tickets. Klicka på alternativet Create ticket i listan. När du väljer detta alternativet skapas ett nytt ärende med logg på vad som skrivits i chatten. Här får också möjlighet att redigera/ta bort en del av historiken, samt välja avsändare, mottagare och rubrik. Nu har vi även lagt till ''Insert visitior information'' i det här alternativet, så att du får med information om besökaren när du skapar ett ärende från en chattkonversation.  

Till höger i ett chattfönster har du möjlighet att tagga en chatt. Skriv in det ord du önskar tagga chatten med och klicka enter.  Vill du ta bort en tag, klickar du bara på krysset bredvid ordet.  Taggar kan vara bra att använda när ni t.ex. har en kampanj där ni inte vill skapa en helt ny Label för en tidsbegränsad kampanj, men ändå tagga upp den. 

Om du ändrar din status från online till away medan du har aktiva chattar igång kommer chattarna fortsatt finnas kvar så att du kan avsluta dem i lugn och ro. Det enda som denna handling gör är att den stänger av så du inte får in nya chattar under tiden du avslutar de pågående chattarna, avsett antal tomma slots. 

Du hittar dina möjliga inställningar i Klienten genom att klicka på din profilbild längst ner till vänster och Settings. Under Message är inställningarna för tjänsten Chat samlade. * Max active chats * Auto away * Label reminder * Display options * Input options * Message theme MAX ACTIVE CHATS Du kan redigera antalet chattkonversationer du kan ha aktiva samtidigt. Checkboxen aktiverar också möjligheten att enkelt direkt under aktiva chattar klicka på en + eller - knapp för att justera antalet chat slots du kan ha samtidigt. Ibland är man "on a roll" och klarar av hur många chattar som helst samtidigt och andra tillfällen inser man snabbt när en fråga kommer ta tid och kräver ditt fulla fokus, då kan det vara skönt att snabbt justera så att du enbart har en konversation igång  AUTO AWAY Aktivera Auto away för att rädda upp de gånger du kanske smiter till kaffemaskinen utan att sätta dig offline i chatten. Så länge du är online kan besökare starta en chatt med dig, men är du borta från datorn är det svårt att svara på chatten. Om du varit inaktiv i valt antal minuter som du ställer in nedan så lägger systemet dig automatiskt som inaktiv, Away, tills vidare. När du sedan kommer tillbaka med en nybryggd och varm kopp kaffe och rör musen igen kickar online-funktionen igång - du är ju nu hur redo som helst för chattar igen! LABEL REMINDER När du är påväg att avsluta en chattkonversation men inte än satt en Label i sidobaren, poppar här en ruta upp med meddelandet "Did you forget to give a Label" med Label-alternativen i rullista. DISPLAY OPTIONS Här kan du ändra utseende på chatten med lite extrafunktioner som bland annat Display URL for start of chat, and change during chat vilket gör att du kan följa besökaren vart de är på hemsidan. Vill du se vad besökaren skriver medan han eller hon komponerar ihop sitt meddelande aktiverar du Enable live-preview. Således får du snabbt en indikation på vad de är ute efter och kan förbereda ett svar eller leta upp informationen som kommer vara nödvändig när du ska svara. Vill du ha läskvitto, checka i Enable activity unread cound bubble. Ibland läser besökaren ditt meddelande och är nöjda så, men kanske inte skickar sin tacksamhet i text, då ser du i alla fall att de mottagit och läst informationen. INPUT OPTIONS Aktivera spellcheck genom att aktiva checkboxen och välj vilket spårk du skriver på. Komponera ihop dina svar utan att tänka på stavningen och låt systemet säga till när du råkat stava fel på ett ord innan du skickar ditt meddelande. För snabbare svar kan du även aktivera Enable auto capitalization så att du slipper tänka på att lägga stor bokstav efter punkten. MESSAGE THEME Styla chatten så det blir lite roligare att jobba genom att sätta färg på dina meddelanden, kollegornas meddelanden och besökarnas meddelande i Klienten.

ImBox har en smidig funktion, som gör att du automatiskt går från status Online till Away om du inte varit aktiv i datorn i ett X antal minuter.  Denna funktion är perfekt om du vill undvika att få chattar eller glömmer av att ändra status för att exempel springa iväg och fylla på kaffemuggen. För att aktivera denna funktion, klickar du på in på Settings via profilbilden längst ned till vänster och tar dig till Messages > Auto away. Klicka i boxen bredvid Enable auto away, för att aktivera funktionen. Du får även möjlighet att ställa in hur många minuter med inaktivitet som ska gå innan Auto away aktiveras.  Om du vill avaktivera funktionen, klickar du ur boxen intill Enable auto away så att det ser ut som nedan.

Med vår live-preview funktion får du möjlighet att se vad besökaren i chatten skriver i realtid. Viktigt att komma ihåg är att besökarna inte känner till detta. Du kan börja formulera ditt svar innan besökaren skickat sin fråga, men skicka inte svaret förrän hen skickat sitt meddelande. För att aktivera/inaktivera funktionen, gå in under Settings (längst ned i huvudmenyn till vänster). Gå till Messages > Display options och checka i/ur boxen Enable live-preview. För att funktionen skall vara aktiverad måste rutan vara ikryssad.

Rapid Responses, eller snabbsvar, gör det möjligt att spara färdiga svar som snabbt kan klistras in i chattar och Tickets. DIREKT I CHAT ELLER TICKETS Snabbsvar för Chat och Tickets kan skapas inne i ImBox-Klienten på liknande sätt. I chatten Författa ditt svar som du märker att du skriver ofta och återkommande. När du är nöjd, klicka på #-symbolen som dyker upp till höger i meddelandefältet. Namnge ditt snabbsvar för att kunna söka upp och använda det i framtida chattar. Spara genom att trycka på SAVE. I Tickets Fungerar på liknande sätt som i chatten, men när du författat ditt svar i Tickets klickar du på #-symbolen till i toolbaren längst ner i meddelandefältet.  Namnge ditt snabbsvar för att kunna söka upp och använda det i framtida Ticket.  Spara genom att trycka på SAVE. Använd ditt snabbsvar För att sedan använda de snabbsvar du skapat i pågående chatt eller i Ticket, skriv ett # i meddelandefältet så dyker ditt bibliotek av snabbsvar upp. Du kan söka på namnet eller scrolla i listan för hitta det snabbsvar du vill använda. Klicka på det snabbsvar du vill använda med muspekaren eller använder Enter-tangenten när den är markerad. VIA SETTINGS Navigera till Settings genom att klicka på profilbilden längst ner till vänster i Klientfönstret. I väntermenyn klickar du upp Rapid Responses så får du en överblick över alla dina snabbsvar, det kan vara sådana du skapat själv men också globala snabbsvar som en teamlead eller Admin-ansvarig skapat och tycker du ska ha tillgång till. Här kan du lägga upp nya snabbsvar genom att klicka på  + Create new, eller redigera de redan existerande du skapat.  Du kan också radera snabbsvar genom att öppna något av snabbsvaren och klicka på Delete. Notera! Du kan inte editera de snabbsvar som är skapade av er administratör. Vid sådana fall får du höra dig för internt för hjälp.   GLOBALA SNABBSVAR Du som har admin-behörigheter kan skapa globala snabbsvar tillgängliga för alla agenter eller vissa grupper.  För att en agent ska kunna skapa globala snabbsvar som delas med en eller flera kollegor, behöver rättigheten Rapid Responses under Agents > Permissions slås på. OBS! Detta görs i Admin-sidan av den som är Adminansvarig hos er. Detta aktiverar en tilläggsmeny i editeringsverktyget för snabbsvar i Settings > Rapid Responses i Klienten där du kan välja att dela det med en specifik agent(er), grupp(er) eller samtliga kollegor. Så här går du tillväga för att skapa ett globalt svar: 1. Logga in i Klienten. 2. Ta dig till Settings > Rapid Responses. 3. Klicka på + Create new för att skapa ett nytt snabbsvar eller öppna ett befintligt snabbsvar för att ändra det. 4. Författa ditt snabbsvar och fäll ut vyn Sharing options för att välja vem eller vilken grupp som ska få tillgång till snabbsvaret. 5. Spara genom att klicka på Save changes.  

Men svarstid menas den tid som hinner gå mellan det att besökaren skickat sitt första meddelande och tills man hunnit skicka  första svar till besökaren. 💡 TIPS! Den här tiden är generellt avgörande för att få besökaren att stanna på er hemsida. Chatt är en blixtsnabb kommunikationskanal. För att förkorta er svarstid börja alltid varje chatt med en kort hälsning. T.ex. "Hej!", "Halloj", "Hallå där". Nu kan du i lugn och ro fråga besökaren om vad du kan stå till tjänst med eftersom hen fått ett tecken om att du är aktiv i chatten. Läs gärna mer här: Varför är svarstiden så viktig? 

Vi brukar likna de olika svarstidsintervallerna med ett trafikljus. GRÖNT LJUS Alla förstasvar som skickas till besökaren inom 30 sekunder är den gröna lampan och ni ger ett alert och seriöst intryck till besökaren. Vi vet också att besökare som får ett snabbt svar, även om inte problemet löses under chatten, ger ett högt betyg till chatten. Svarstiden påverkar så vis hela intrycket av chattkonversationen. GULT LJUS Efter 30 sekunder börjar besökarens tålamod tryta lite. 30 sekunder på webben är upplevelsemässigt en lång ledtid, i en chatt som betraktas som en direktkanal kommunikationsmässigt. Här börjar ni riskera att besökaren lämnar sidan. RÖTT LJUS När svarstiden sen närmar sig 2 minuter, och över, är det så gott som garanterat att man förlorat besökaren. Missar man här chatten med besökaren har man inte bara gått miste om en potentiell affär, utan riskerar även att besökarens syn på en som leverantör/aktör försämrats. Det blir badwill helt enkelt.

HUR DU STARTAR EN CHATT MED EN KOLLEGA Du kan starta en intern privatchatt med en kollega på två olika sätt.   Det första alternativet innebär att du klickar på förstoringsglaset, sökfunktionen i Klientens vänstra bar och skriver in namnet på den kollega du vill starta en chatt med Det andra alternativet är att du går till Agents-fliken, letar upp kollegan och klickar på ikonen med pratbubblan MÖJLIGHETER & FUNKTIONER INUTI EN INTERN PRIVATCHATT 1. Kollegans status – Online, Away eller Offline? Precis under kollegans profilbild ser du en liten cirkel som kan ha tre olika färger: grön, orange eller grå. Färgerna indikerar olika statusar, där grön innebär att kollegan är Online, orange innebär att kollegan är Away och grå innebär att kollegan är Offline, d.v.s. helt utloggad. Läs mer om statusar här: Vad innebär statusarna Online, Away och Offline?  2. Make sticky – gör konversationen till en favorit/genväg Klicka i stjärnan för att göra chatten med kollegan till en favorit/genväg. Konversationen hamnar i baren till vänster och genom att klicka på genvägen kan du alltid, oavsett var du står i klienten, snabbt chatta med kollegan. 3. Sök inuti roomet Om du letar efter ett särskilt meddelande kan du här söka på ord och meningar som ni skrivit till varandra i konversationen.  4. Kollegans status Även här kan du se om kollegan är Online, Away eller Offline.  5. Kollegans namn, personliga statustext & titel (department) Här ser du kollegans namn samt om hen eventuellt har någon personlig statustext och vilken avdelning/titel (department) kollegan har.  6. Grupptillhörighet Om kollegan tillhör någon eller flera grupper, ser du vilken/vilka grupper kollegan tillhör här. 7. Add reaction – reagera på ett meddelande Om du vill reagera på ett meddelande med en emoji, klickar du på smileyn/Add reaction och klickar på den emoji du vill reagera med. Strax under meddelandet ser du sedan att den fått en eller flera reaktioner. 8. Emojis-biblioteket – skicka emojis! 😃 Klicka på emoji-ikonen alternativt använd snabbkommandot Cmd + J / Ctrl + J, för att öppna upp emojis-biblioteket och skicka emojis och smileys till kollegan. 9. Upload file – bifoga filer Klicka på det lilla gemet/Upload file för att välja en eller flera filer (bilder, videoklipp, dokument m.m.) som du vill skicka till kollegan. Du kan också använda dig utav drag'n'drop-metoden och dra in filer från ditt skrivbord. 10. Skicka GIF:ar till kollegan Klicka på den lilla GIF-ikonen/Search gif för att komma till fönstret där du kan söka upp, välja och skicka GIF:ar. I exemplet nedan söker vi på "dance", väljer "Happy Fresh Prince GIF by N..." och skickar sedan GIF:en genom att klicka på Send giphy. HUR DU STÄNGER NED EN INTERN PRIVATCHATT Du kryssar ned en intern privatchatt genom att klicka på krysset precis intill kollegans namn som du hittar i listan med alla konversationer: När du klickar på krysset, händer ingenting mer än att du gömmer undan chatten. All chatthistorik finns kvar tills nästa gång ni ska prata med varandra igen.

  VAD ÄR ROOMS? Rooms är kort och gott gruppchattar där du kan delta i olika interna chattkonversationer med dina kollegor. Rooms hjälper er att kommunicera kring gemensamma frågor inom exempelvis avdelningen eller projektgruppen. HUR SKAPAR DU ETT ROOM? För att skapa ett nytt room klickar du på plustecknet till höger om Rooms. Pop up-fönstret Create a room dyker då upp. Name: Namnge rummet under Name. Description: Under Description kan du ange en kort beskrivning kring vad som ska konverseras i roomet. Invite agents/Invite groups: Under Invite agents söker du upp de kollegor du önskar skall delta i rummet. Du kan också välja att lägga till en hel grupp under Invite groups. Create room: Skapa och spara ditt nya room genom att klicka på Create Room. MÖJLIGHETER & FUNKTIONER INUTI ETT ROOM 1. Uppdatera roomets namn Om du vill ge roomet ett nytt namn kan du klicka på roomets befintliga namn, skriva in ett nytt namn och sedan klicka på [Enter]. 2. Make sticky – gör roomet till en favorit/genväg Klicka i stjärnan för att göra roomet till en favorit/genväg. Roomet hamnar i baren till vänster, och genom att klicka på genvägen kan du alltid, oavsett var du står i klienten, snabbt chatta med kollegorna i roomet. 3. Uppdatera roomets namn och beskrivning (description) Om du vill ge roomet ett nytt namn kan du klicka på roomets befintliga namn, skriva in ett nytt namn och sedan klicka på [Enter]. Vill du uppdatera roomets beskrivning (description) gör du samma sak här – klicka på den befintliga beskrivningen, skriv in en ny och spara genom att klicka på [Enter]. 4. Mute room – stäng av notiser för roomet Klicka på Mute room om du vill stänga av notiser och ljud för det specifika roomet du står i. I listan över alla rooms ser det ut som följande (se nedan) när du stängt av notiser för detta room. Ikonen indikerar att notiser för roomet är avstängda. Dessutom lägger sig roomet längst ned i Rooms-listan. 5. Hide room – göm roomet Du kan enkelt dölja ett room genom att trycka på ögat/Hide room. Du hittar sedan roomet genom att trycka på Show hidden rooms längst ned i listan med alla rooms. 6. Leave room – lämna roomet Om du inte vill vara kvar i ett room, kan du lämna det genom att trycka på högerpilen/Leave room.  7. Pin message – markera ett meddelande som extra viktigt Håll muspekaren över det meddelande du vill pinna. Meddelandefältet gråmarkeras och en ruta dyker upp i det gråmarkerade fältets övre vänstra eller högra (beroende på om du ska pinna ditt eget eller någon annans meddelande) hörn. Du trycker på ikonen med en nål/Pin på för att pinna detta meddelande. Det eller de meddelanden som du pinnat, markeras med en ljusgul färg. Dessutom ser du det, eller de, meddelanden som du pinnat i Details-fältet (under Show details) till höger. Genom att trycka på det pinnade meddelandet i denna vy, under Pinned messages, navigeras du till originalmeddelandet. 8. Add reaction – reagera på ett meddelande Om du vill reagera på ett meddelande med en emoji, klickar du på smileyn/Add reaction och klickar på den emoji du vill reagera med. Strax under meddelandet ser du sedan att den fått en eller flera reaktioner. 9. Members Under Members ser du vilka av dina kollegor som ligger med i roomet. Här, under + Add member, kan du också lägga till fler medlemmar. Alla meddelanden som skickas i roomet kan ses av alla medlemmar i roomet – även medlemmar som läggs till i efterhand kan se tidigare meddelanden. 10. Files Se de senaste filerna som skickats inom roomet. 11. Images Se de senaste bilderna som skickats inom roomet.  12. Emojis-biblioteket – skicka emojis i roomet! Klicka på emoji-ikonen alternativt använd snabbkommandot Cmd + J / Ctrl + J, för att öppna upp emojis-biblioteket och skicka emojis och smileys till dina kollegor.   13. Mention – nämn en särskild kollega i ett meddelande Klicka på @-ikonen/Mention för att öppna upp listan med kollegor som du kan nämna, tryck på den kollega du vill nämna och klicka [Enter]. Du kan också skriva ett @ direkt i meddelandefältet för att välja en kollega i listan. Det går även att mention en helt grupp. Kollegan du nämner kommer då att se ett @ intill cirklen som visar att det finns olästa meddelandet i roomet. 14. Upload file – bifoga filer Klicka på det lilla gemet/Upload file för att välja en, eller flera filer (bilder, videoklipp, dokument m.m.) som du vill skicka i roomet. Du kan också använda dig utav drag'n'drop-metoden och dra in filer från ditt skrivbord. 15. Skicka GIF:ar i roomet Klicka på den lilla GIF-ikonen/Search gif för att komma till fönstret där du kan söka upp, välja och skicka GIF:ar. I exemplet nedan söker vi på "dance", väljer "Happy Fresh Prince GIF by N..." och skickar sedan GIF:en genom att klicka på Send giphy.  16. Create poll – skapa en omröstning Med hjälp av omröstningar kan ni i roomet rösta fram t.ex. varifrån ni ska beställa fika eller vilken dag ni vill vara på kontoret. Läs mer om hur du skapar omröstningar här: Hur skapar jag en omröstning i ett room?  17. Tagga en hel grupp med hjälp av @ Du kan nu @-nämna specifika grupper i Rooms. Alla grupper som har medlemmar i den specifika chattrummet visas. HUR DU LÄMNAR ELLER TAR BORT ETT ROOM Om du vill ta bort ett room, kan du ta bort alla agenter, en och en, från roomet genom att klicka på krysset intill agentnamnen under Members. Du kan själv gå ur ett room och därmed lämna det genom att klicka på högerpilen/Leave room i Details-fältet till höger i roomet.

Du kan söka bland historiken i både interna privatchattar och i chattrum.  Längst upp till höger i en internchatt eller i ett chattrum kan du klicka på ikonen för att skriva ditt sökord. Använd Enter-tangenten för att göra själva sökningen. Resultaten på din sökning visas sedan i fältet till höger under sökfältet. Om det finns flera meddelanden som kommer fram som resultat på ditt sökord kan du klicka på det meddelandet som du vill läsa, så förs du dit i konversationen.

1. Gå in i ett room och klicka på den lilla Create poll-ikonen längst till höger i meddelandefältet. 2. Skriv den fråga du vill ställa i Question-fältet och lägg under Options till vilka svarsalternativ som ska finnas. Du kan välja om användarna ska få välja endast ett svarsalternativ eller flera, genom att kryssa i eller ut Allow multiple answers-rutan. Under Settings väljer du om du vill att andra ska kunna lägga till fler svarsalternativ eller inte genom att kryssa i eller ur rutan Allow anyone to add options. På samma sätt kan du välja om andra ska få möjligheten att editera hela omröstningen – kryssa i rutan om du vill att dina kollegor ska kunna justera omröstningen eller låt den vara urklickad om du inte vill det. 3. Klicka slutligen på Create poll för att skapa omröstningen. 4. Låt dina kollegor rösta! När du fått in några svar, kan du föra muspekaren över de olika alternativen för att se hur dina kollegor röstat.

Tycker du att ett meddelande behöver kärlek? Är kul? Ledsam? Häpnadsväckande? Eller bara vill slänga iväg en tumme upp? Du kan reagera med emojis på meddelanden, men endast i interna chattar. Alltså inte i externa chattar med besökare. För att reagera på ett meddelande, håller du muspekaren över meddelandet. Fältet gråmarkeras och i dess övre högra hörn ser du en smileyikon med texten Add reaction: Denna reaktion syns sedan för samtliga som är med i roomet. Du kan hålla muspekaren över reaktionsfältet för att se vem som reagerat med vilken emoji.  

Nej, det är för tillfället inte möjligt. Du kan däremot ta bort dig själv från ett room om du inte vill vara med i det längre.

Hjälp oss hjälpa dig! När du inkommer med ett problem, vänligen följ nedan steg: ÅTGÄRDER ATT SE ÖVER FÖRST: * Har ni någon uppdatering att tillgå i klienten. Se detta genom att klicka på profilbilden till vänster och om det står “Update available” efter “Restart”. * Kolla att ni sitter på senast möjliga version av arbetsverktyget, klienten, som möjligt. * Prova att starta om klienten. * Se över er internetuppkoppling?  * Prova om det blir samma om ni delar mobilt internet, provat en annan enhet, provat klienten/webbklienten om det blir samma där. * Kontrollera i Klientens hemvy så ni inte missat någon nyhet om förändring. SAMMANFATTA INFORMATION TILL OSS: * Vem/vilka gäller det?  * Sitter hen/ni på kontoret? * Har det fungerat tidigare?  * Fick ni ett felmeddelande? Om ja, vad stod det? (skicka gärna bild om möjligt) * Vilken datum/tid började det strula? * Om det är en specifik chatt det gäller, specificera då gärna vilken chatt ni refererar till (se chat logs efter channel, tidpunk eller namn på besökare och agent) * Förklara vad det är som händer; sammanfatta så detaljrikt som möjligt för tydligare förståelse av problemet. * Vilken version av klienten sitter agenten/erna på? * Sitter agenten/erna och jobbar från mobilappen, klienten (skrivbordsappen) eller webbklienten? Sammanfatta ovan och skicka in till oss via kontaktformuläret eller till hello@imbox.se.

Det kan finnas olika skäl i bakgrund till att du inte dyker på hemsidan för att chatta. Vi rekommenderar dig att ta kontakt med den som har adminrättigheter på ditt företag för att undersöka om du har korrekta inställningar i din profil. Det kan t.ex. handla om att du saknar chattgrupptillhörighet eller är satt som Back office-agent. För att synas på hemsidan måste du vara Front office-agent. Löser ni det inte kan ni alltid kontakta oss på ImBox genom att chatta med oss under Support Center eller maila oss på hello@imbox.se.

ImBox widget slumpar ut triggningar, visningar, till alla agenter som är inloggade i online-läge. Detta genom att fördela besökarna jämt mellan tillgängliga agenter. Notera att det dock inte är alla besökare  som väljer att skriva och vi vet aldrig vem som faktiskt väljer att starta en chatt när de först kommer in på er hemsida. Detta innebär att två agenter skulle kunna ha fördelats åtta besökare var. Av de åtta besökarna som hamnat hos Agent (X) är inga intresserade av att chatta, medan fem av de åtta som hamnat hos Agent (Y) väljer att starta en chatt. Dessutom kan ni ha en speciell uppsättning som gör att vissa agenter prioriteras, som påverkar fördelningen. Denna ställer ni in själva i Admin under uppstartsprocessen. Ryck tag i din kollega med rätt Admin-behörighet för att kontrollera eller justera dessa inställningar. Ibland kan det därför skilja lite under en kortare tidsperiod, men över tid brukar det bli en jämn fördelning mellan agenter. 

Max antal aktiva chattar per agent sätts först när ditt användarkonto skapas. Upplever du att taket för max antal aktiva chattar är för högt eller lågt går detta att reglera, antingen under Settings (i huvudmenyn till vänster). Inställningen görs under avsnittet Messages. Har du en chatt igång går det även att reglera antalet chattar genom att klicka på (+) eller (-) direkt i klienten ovanför chattarna. Menyraden blir röd när du uppnått ditt tak och har, vad vi kallar, fulla slots och behålls vit så länge det finns lediga chatt-slots.   Hur fördelas chattarna mellan olika agenter? Vad som styr antalet chattar som går till respektive agent över tid beror på hur uppsättningen för ert konto ser ut. I majoriteten av fallen sker fördelningen slumpmässigt. Men det finns även uppsättningar som fördelar chattarna utifrån prioritet. Önskemål om prioriterade agenter meddelats och skickas till ImBox vid uppsättning. Vill du veta mer om er uppsättning, kontakta kundansvarig för er på ImBox eller hello@imbox.se.

ImBox chattklient kommer per automatik scanna av vilka tillägg som finns i din hårdvara vad gäller mikrofon, högtalare och kamera. I den bästa av världar fungerar dessa och Klienten väljer rätt per default. Men i vissa fall kan detta behöva felsökas av agenten, i det fall någon av modulerna inte fungerar. Gå in under Settings > General settings. Enklast att felsöka är under Video Input Source, där en preview går att aktivera.  De övriga källorna kan behöva kallibreras i det fall ljudet inte fungerar in och ut.

Chatten blir synlig i Chat > History först när den avslutats utav både agenten och besökaren. Detta innebär att besökaren måste stänga ner både chatten och lämna er hemsida, alternativt uppdatera sidan, innan chatten ses som avslutad. Dröjer sig besökaren kvar på er hemsida utan att vara aktiv, kan det med andra ord ibland ta lite längre tid innan chatten dyker upp i historiken. 

Klicka på hamburgemenyn uppe till vänster i mobilappen för att få upp vänsterbaren. Längst ner finner du din profilbild, klickka på den och vidare på Settings. Här finns generella inställningar och för vardera tjänst. Navigera ner till Notifications. Specificera här vad du vill ha notifikation på; Internal chat, Visitor chat eller Socials chat är de som berör Chat.  Klicka på toggeln till höger på de chattar du önskar notifikation för, den är lila när den är aktiverad och grå när det är inaktiv. FÅR DU INGA NOTISER? Du har även notis-inställningar direkt i telefonen. Klicka på kugghjulet och hitta till Notiser. Se till så att ImBox-appen har tillåts att skicka notiser, sedan kan du välja hur notiserna ska synas på din skärm. NU borde det fungera!

En utbildningsvideo som går igenom hur chattverktyget ImBox Chat fungerar. Introduktion [00:00] 01. Inloggningsvyn [00:35] 02. Hemvyn & Support Center [02:26] 03. Conversations Dashboard [04:15] 04. Externa chattar med besökare [08:24] 05. History & Add contact [29:26] 06. Contacts [30:53] 07. Interna chattar med kollegor [32:41] 08. Settings [35:52]

En kort genomgång i hur ImBox Videochatt fungerar.